Mahasiswa UT, Tipe Pengendalian / Pengawasan dan Contoh Penerapanya – Tulisan ini merupakan jawaban untuk diskusi pada perkuliahan Tuton UT untuk mata kuliah Manajemen.
***
Pengendalian atau pengawasan diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan telah sesuai dengan yang direncanakan. Menurut Anda bagaimana pengawasan yang efektif itu? Sila diskusikan dan berikan contohnya.
***
Menurut Winardi (2000, hal. 585) “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”.
Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216) “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”.
Lebih lanjut menurut Komaruddin (1994, hal. 104) “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.
Pengendalian atau pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang digunakan untuk mengatur jalannya organisasi agar sesuai dengan tujuan organisasi.
Pentingnya fungsi pengendalian akan terasa bila ada satu faktor/kejadian diluar rencana yang terjadi berpotensi mengganggu tujuan organisasi. Sehingga dibutuhkan satu elemen yang dapat mengambil tindakan untuk menyelesaikan/menangani kejadian tersebut agar tujuan organisasi dapat tetap tercapai.
Contoh situasi yang memerlukan fungsi pengendalian dalam manajemen:
- Perubahan
- Kompleksitas
- Kesalahan
Jenis Pengendalian dalam Manajemen
Hingga saat ini ada tiga jenis pengendalian yang biasa manajemen lakukan di dalam menjalankan fungsinya, yaitu:
- Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control atau Steering Control), Pengawasan ini didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahap kegiatan tertentu diselesaikan
- Pengendalian Concurrent (Yes/No). Pengendalian ini dilakukan selama kegiatan masih berlangsung
- Pengendalian Umpan Balik (Post-Action Control), Pengendalian ini mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai
Lalu bagaimana pengawasan yang efektif?
Pengawasan dapat di katakan efektif bila sistem yang digunakan telah memenuhi standar yang telah ditetapkan organisasi tetapi tetap memiliki fleksibilatas. Dengan beberapa ciri seperti berikut:
- Bertindak sesuai dengan informasi yang relevan
- Telah terjadi pengujian pendahuluan
- Tepat waktu dan efisien secara biaya
- Berdasarkan sistem yang tepat dan akurat
Contoh manajemen pengawasan yang efektif
Dalam dunia pendidikan kesetaraan untuk menjamin kualitas lulusanya Dinas Pendidikan memiliki para penilik yang bertugas mengawas di setiap kecamatan. Tugas penilik ini antara lain mengawas jalannya kegiatan sesuai prosedur serta kepanjang tangan dinas pendidikan. Ini adalah contoh pengawasan Concurrent (Yes/No).
Contoh yang lebih besar adalah pemerintah yang mempunyai lembaga BNPB atau Badan Nasional Penanggulangan Bencana. BNPB ini adalah badan pemerintah yang khusus menagani kejadian bencana ketika bencana sudah terjadi. Pengawasan ini merupakan jenis pengawasan Post-Action Control